Řízení zevnitř - ven

Podniky se dnes pohybují v chaotickém a turbulentním prostředí s jediným konstantním cílem - zůstat konkurenceschopnými. Manažeři stále hledají mimo vlastní podnik techniky a programy, které jim umožní zlepšit výkonnost.

Tyto tradiční postupy lze nazvat programy typu "zvenku-dovnitř" (outside- in). Jednoduše řečeno, tyto techniky jsou zvnějšku aplikované programy, které byly vyvinuty, aby ukázaly manažerům nové a lepší cesty výkonnosti. Obvykle je prezentují externí experti, přičemž v tom bývá často problém. Jakmile externí poradce odejde, nově zavedené programy obvykle rychle ztrácejí dech a jejich celkový život v organizaci bývá krátký.

Programy outside-in jsou informační a někdy podpůrné. Mohou usnadnit změnu, ale nebudou ji vytvářet nebo udržovat.

Autoři jsou přesvědčeni, že trvalé zlepšení musí začínat uvnitř podniku. Ať už jde o jednotlivce nebo o velkou organizaci, skutečná změna může přijít jen zevnitř. To je základní princip změny jako takové.

Externí expertizy a školení mohou sice pomáhat všem organizacím, úspěšné organizace jsou však schopny integrovat tuto informaci do vnitřně založených procesů, které vedou organizaci k efektivní změně.

PROGRAMY "INSIDE-OUT"

Úspěch při řešení problémů může přinést jen proces "zevnitř -ven" (inside-out). Ke zlepšení výkonnosti patří motivace ke změně a zainteresovanost na ní. Říká se tomu "zvnitřněný" proces řízení zevnitř - ven. Jakožto vnitřní proces to začíná myšlením zevnitř-ven. Základní zásadou procesu zevnitř-ven je, že management je zdrojem svého vlastního zlepšení. Pouze když vedení ví jak a proč řídí a když přijme racionální kroky ke zlepšení, může zvážit programy zvenku - dovnitř. To, že management využije svou vlastní znalost tímto způsobem, je prvním krokem ke změně, o které autoři mluví jako o organizačním uvědomění.

Řízení zevnitř ven je adaptivní proces, který vytváří a udržuje zlepšování výkonnosti bez toho, že by management ztratil kontrolu.

Záměrem autorů je osvětlit principy spadající do tohoto procesu tak, aby byly více pragmaticky aplikovány ke zlepšení vaší organizační výkonnosti.

ZÁKLADNÍ PRINCIPY V PRAXI

Autoři definovali pět základních principů procesu zevnitř - ven. Je třeba si všimnout, že každý princip řízení zevnitř - ven se odvíjí od předchozích principů, jak ukazuje následující příklad.

Jistý výrobce z Texasu ztratil konkurenceschopnost - v odvětví, kde mohou přežít pouze firmy s nízkými náklady. Bylo proto třeba snížit náklady a zvýšit produktivitu.

Management zkusil pozvat externího experta, ale po počátečním nadšení a zlepšení se vlastně nic nezměnilo. Generální ředitel pak pozval externího konzultanta, který měl přístup zevnitř - ven. Program byl jednoduchý. Management firmy se začal pravidelně scházet s cílem najít řešení a externí poradce tyto schůzky moderoval.

Prvním úkolem bylo dospět k přesnému zhodnocení současné situace podniku a určit, jakou úroveň výkonnosti je třeba dosáhnout k přežití. Na prvním setkání se skupina dostala prakticky hned do sporu. Facilitátor ji vedl zpět k realitě a připomínal, že je třeba hledat řešení. Konečně se tým shodl na analýze situace: k přežití bude třeba snížit náklady asi o 25 %.

1. Princip: Management je zdrojem svého vlastního uvědomění a znalostí

Příště tým analyzoval současné problémy, dopad na náklady a podnikové následky. Časem se schůzky stávaly efektivnější a mizelo osobní osočování. Den po dni se tým stával otevřenější a méně odmítavý vůči novým myšlenkám. Manažeři lépe chápali problémy a praktická řešení. Dokonce se začalo uvažovat o řešeních, která vyžadovala spolupráci mezi odděleními. To dříve nebylo možné.

2. Princip: Řešení každého problému spočívá v problému samotném

Skupina se také shodla na tom, že pouhé snižování nákladů bez zlepšení výkonnosti a kvality by přineslo jen krátkodobý prospěch. Následně obtížný proces pokračoval až k identifikaci metod zlepšování výkonnosti a kvality v harmonii se standardním a kreativním snížením nákladů. K radosti generálního ředitele se tým stal efektivnějším.

3. Princip: Vývojová změna je funkcí procesu

Vyzbrojeni agresivním, ale pragmatickým plánem činnosti a oddaností týmu, začal tým zavádět požadované akce. Pokrok v průběhu prvních šedesáti dnů byl ohromující - čtrnáctiprocentní snížení nákladů a zvýšená produktivita. Dalších šedesát dnů bylo náročnějších: za velkého úsilí se dosáhlo dalšího snížení nákladů o pět procent.

4. Princip: Řešení vycházející ze zdravého rozumu je snadnější zavést a udržet

Bylo jasné, že vedení dosáhlo devatenáctiprocentního snížení nákladů ročně a zlepšilo úroveň produktivity. V souladu s externím facilitátorem generální ředitel moudře svolal další manažerské sezení. Aby dodal týmu novou energii, začali analyzováním toho, co se povedlo, co se nepovedlo a co se v procesu tým naučil.

5. Princip: Trvalé zlepšování vyžaduje trvalou změnu

Autoři došli k závěru, že proces řízení zevnitř-ven povzbuzuje vysoký stupeň pocitu skupinového vlastnictví, pragmatické aplikace řešení a trvalé zlepšování výkonnosti. Tento proces je v úspěšných organizacích chápán jako samozřejmost.

Zásadním faktem zde je, že management je zdrojem svého vlastního zlepšení. Pouze když management sám nejprve najde uvnitř podniku racionální kroky ke zlepšení, může uvažovat o programu typu outside-in.

SHRNUTÍ

Řešení, které vede ke zlepšení podnikového výkonu, se dá najít jen uvnitř organizace. Jde o to, aby management uměl využít vlastních schopností, našel a uskutečnil správné řešení.

K nejdůležitějším principům patří to, že trvalé zlepšování vyžaduje trvalou změnu. Často se totiž stává, že poté, co změny přinesly první pozitivní výsledky, energie a vůle ke změně se vytrácejí.

Tuto tendenci vystihuje "efekt dudáka". Dudáci začínají hrát tak, že napumpují vzduch do měchu. Organizace to dělají také tak. Jenže dudáci, na rozdíl od mnohých organizací, si uvědomují, že chtějí-li hrát, nesmějí s pumpováním přestat.

Little, J.:, Hanna, E.: Managing from the Inside Out. Industrial Management 11/12 2003, s. 27 - 30; výtah