Informační podpora managementu

"Manažerský informační systém by měl pokrývat všechny řídící vrstvy podniku při zachování věcné kvality informací," říká Ing. Petr Brabec, ředitel společnosti Unicorn Consulting, s. r. o., a pokračuje: Každá větší společnost se při svém vývoji potýká s nárůstem organizační struktury včetně manažerských vrstev, a s rozšiřováním stále složitějších firemních produkčních a podpůrných procesů. V souvislosti s tím narůstají i nároky na kvalitu řídících procesů a jejich informační podpory.

S rostoucím objemem různého typu externích i interních informací zpracovávaných ve firmě roste i potřeba zajistit jejich kvalitu. To vyžaduje efektivně nastavit vnitrofiremní komunikační kanály a sebraná data třídit, agregovat a rozlišovat podstatná data od těch méně zásadních.

Právě z důvodu optimalizace toku a výměny informací mezi jednotlivými organizačními jednotkami společnosti jsou manažerské procesy ve firmě často podporovány nejrůznějšími informačními systémy a s nimi spojenými organizačními postupy. Při výběru konkrétního systému přitom vedle specifických požadavků vedení společnosti a dalších uživatelů hraje roli i zachování věcné kvality informací při cestě od nižších úrovní řízení k těm vyšším. Na nejvyšší úrovni jsou tyto informace klíčovým podkladem pro strategické rozhodování top managementu společnosti.

Informační podpora managementu by proto měla pokrývat všechny řídící vrstvy podniku. Častými problémy nasazovaných řešení jsou buď přílišná rozsáhlost a komplexnost univerzálního řešení pro řízení podniku nebo narůstající množina menších systémů a jejich přílišná specializace na jednotlivé řídící procesy. Následně i častá vzájemná neintegrovanost, která ochuzuje řešení informační podpory managementu o kontext jednotlivých informací a zpravidla znamená i vyšší náklady na zpracování takových dat.

VIRTUALIZACE ORGANIZAČNÍ STRUKTURY PODNIKU

Společnost Unicorn řeší problematiku informační podpory managementu podniku prostřednictvím nového informačního řešení pro manažerské řízení podniku Unicorn Enterprise System (UES 5).

Tento informační systém může podporovat management podniku celou řadou způsobů. V první řadě umožňuje virtualizaci reálné organizační struktury podniku. Systém přitom plně respektuje veškeré vazby mezi jednotlivými organizačními složkami podniku, jejich organizační i funkční hierarchii včetně odpovědných osob a jejich kompetencí a také vnitřní uspořádání podjednotek. Virtualizace podnikové organizační struktury pomáhá při zefektivnění chodu i při jiných optimalizacích organizace a následně je na ni navázána definice komunikačních kanálů mezi jednotlivými podřízenými a nadřízenými vrstvami managementu a pracovníky organizačních jednotek.

Manažerská metodika, obsažená už v základní instalaci UES 5, je zaměřena na řízení organizačních jednotek, projektů, pravidelný reporting různými formami, úkolování a sledování efektivity práce podřízených a další řídící činnosti. Dá se samozřejmě upravovat podle aktuálních potřeb klientské společnosti a přidělovat na základě kompetencí jednotlivým vrstvám anebo konkrétním vedoucím rolím v rámci managementu podniku.

MANAŽERSKÝ REPORTING

Specifické místo mezi jednotlivými řídícími procesy zaujímá manažerský reporting. Právě v rámci tohoto řídícího procesu jsou informace od nižších vrstev managementu komunikovány jednotnou cestou nadřízeným vrstvám až k top managementu společnosti. Správně nastavený proces agregace informací a jejich předávání od nejnižších úrovní k vyšším je základem pro zachování kvality a obsahu předávané řídící informace. Ta se tak stává podkladem pro kvalifikované manažerské rozhodování na libovolné úrovni od nejvyšší po nejnižší.

V systému UES 5 je manažerský reporting zajišťován hierarchickou strukturou pravidelných týdenních reportů, které za danou organizační jednotku připravují odpovědné role. Týdenní reporty jsou v systému zakládány podle jednotné šablony a obsahují pro danou manažerskou úroveň ty nejpodstatnější informace. Týdenní report projektu proto obsahuje např. údaje o aktuálním cashflow projektu, využitých zdrojích, naplnění důležitých termínů apod.

Jednotlivé týdenní reporty se následně automatizovaně anebo na základě předem stanovených pravidel agregují do týdenního reportu nadřízené jednotky. Týdenní reporty jsou tak spojeny do týdenního reportu příslušné realizační jednotky. Vedle prosté agregace stavu projektů, případně jejich popisu, jsou týdenní reporty nadřízených jednotek obohaceny komentářem vedoucího příslušné jednotky, který pro jemu nadřízenou strukturu shrne podstatné informace o stavu v podřízených jednotkách. Týdenní report tak může být využit např. i pro eskalaci požadavků, hlášení problémů, alokaci vybraných zdrojů apod.

Reportovací proces je možné plně customizovat a nastavit podle aktuálních potřeb klienta, případně zavedených standardů dané společnosti. Jako všechny objekty v systému UES 5 má i každý týdenní report přiřazeno své vlastní workflow, které jednoznačně určuje stav informace, která je v reportu obsažena. Systém zároveň umožňuje k jednotlivým reportům připojovat další hodnotné informace buď formou příloh (přímo do obsahu již vytvořeného reportu), anebo formou tabulky dalších vlastností. Každý dokument v systému je přístupný na základě přístupových práv a kompetencí, čímž je zajištěna i bezpečnost uloženého obsahu. Při vzájemném provázání reportů z jednotlivých úrovní tak vzniká přehledná struktura dokumentů s popisem stavu společnosti a jejích částí s různou úrovní detailů.

ZÁVĚR

Cílem informační podpory managementu je zejména dodání dostatečně přesné, vypovídající a jasné informace o aktuálním stavu společnosti jednotlivým vrstvám managementu. Vedle nejpodstatnější části řídícího procesu, a to efektivního manažerského reportingu, do této skupiny patří i další vnitropodnikové informační zdroje, jako je například sledování finančních toků v rámci společnosti, správa kontaktů a dalších podstatných informací o klientech a dodavatelích, informační servis o lidských a materiálových zdrojích, monitoring obchodních příležitostí a ukončených obchodních případů a další.

Všechny tyto zdroje vnitropodnikových informací přinášejí vysokou přidanou hodnotu v okamžiku, kdy nad nimi dochází k těsné systémové integraci a jednotlivé zdroje jsou schopny efektivně sdílet informace, které tak získávají širší kontext a mají vyšší vypovídací hodnotu.

Ing. Petr Brabec
ředitel společnosti Unicorn Consulting s. r. o.