František Rob je bývalý protokolární odborník a lektor. Jako expert na protokol a etiketu připravil 437 zahraničních cest českých ústavních činitelů a jejich delegací a stovky návštěv zahraničních činitelů v České republice. Jeho nejsložitějším a největším protokolárním počinem byla příprava první návštěvy papeže Jana Pavla II. v Česku. V minulosti působil jako ředitel protokolárního oddělení Kanceláře ministra obrany a v protokolárních funkcích na federálním Úřadu vlády. Je autorem publikace Etiketa a diplomatický protokol (není volně prodejná) a vyučuje na Diplomatické akademii, kde jeho historky z praxe studenti milují. Dobrý protokolář se podle něj pozná tak, že netlačí do popředí sám sebe, ale všechno v zákulisí tiše zařídí. Ačkoli si zahraniční delegace servis za politickými či zahraničními návštěvami neuvědomuje, tříbí se toto umění léta. Diplomatický protokol se zabývá formální, nikoli věcnou stránkou mezinárodních styků. Publikací, která toto téma výborně pokrývá,, je Mezinárodní obchodní a diplomatický protokol od autorky Soni Gullové.

VČASNÁ PŘÍPRAVA A PROVĚŘENÍ PROSTOR

Jednou z úloh protokoláře je prověřit ubytování předem, včetně všech míst (i toalet), kde se konají pracovní a společenská setkání. "V současné době panuje trend neustále návštěvy zkracovat, což osobně nepovažuji za úplně správné," říká František Rob. "Lidé by se měli poznávat, pokud spolu chtějí spolupracovat. Při čtyřhodinové návštěvě se moc nepoznají. Vše se odehrává v chvatu a nervozitě a místo pěkného zážitku vznikne spíše protokolární peklo." Autorka textu je bývalou studentkou Františka Roba, vybrala proto několik rad z jeho bohaté praxe.

Chceme-li uspořádat jakoukoli významnější akci nebo hostit důležitou pracovní delegaci, potřebuje akce dostatečný čas na přípravu. Samozřejmostí je včasné zaslání podkladů pro jednání oběma stranám. František Rob považuje za nejdůležitější poslat co nejdříve "náměty k jednání" pro základní orientaci.

VÍTÁME A UBYTOVÁVÁME POČETNĚJŠÍ DELEGACI

Povinností pracovníků protokolu je být na letišti minimálně dvě hodiny předem. Vyplatí se to i u asistentů šéfů velkých firem. Nejpozději třicet minut před příletem přijíždí osoby, které delegaci vítají. Pověřená osoba (ve státní správě protokolář) má na hlavního hostitele telefonické spojení, aby mu mohl hlásit předčasný, či opožděný let. Důležité je následně dostat hosty včas na určené místo. Proto se cesta "mapuje" předem a měří čas dojezdu. Organizátor musí zajistit správný počet vozů pro hosty. Kolonu vozu očíslujeme, čísla (dostatečně velká) umístíme na přední a zadní sklo auta. Předem si za sklo aut připravíme i zasedací pořádek. Hlavního hosta doprovází hlavní hostitel. Ostatní hosty rozmísťujeme podle jejich významu. Pokud čas dovolí, rozsazení zasíláme hostům předem.

Hosté jsou ubytováni v hotelech či resortních zařízeních. Nesmíme ztratit přehled o tom, kdo kde bydlí, a musíme střežit i jejich zavazadla. Neoznačené zavazadlo nenecháme stát uprostřed haly, ale předáme vedoucímu zahraniční skupiny.

VIZITKA PROTOKOLÁŘE - MINUTOVNÍK

Minutovník je slangový výraz pro dokument, ve kterém je rozepsán celý program. Mohou se jím inspirovat i lidé z byznysu při organizaci programů svých hostů ve firmě. Dobrý minutovník neobsahuje jenom časový harmonogram akce, ale i záznamy, kdo se kterého bodu programu účastní ze strany hostů i hostitelů. Nesmíme zapomínat na tlumočníky a na odborné poradce.

Minutovník je knížečka o rozměrech 10 x 15 cm (větší je nepraktická a nevejde se do kapsy saka). Na první straně je uvedeno, o čí program se jedná, a všechna data hostova pobytu. Na dalších stranách je seznam jeho doprovodu (s titulem, jménem a příjmením, funkcí). Pokud se používá více dopravních prostředků, uvádí se, kdo čím a kam se přepravuje. V závěru minutovníku je telefonní seznam míst, která jsou pro hosty i organizátory potřebná. Je užitečné nechat několik stránek na poznámky. Minutovník se tiskne v dostatečném množství. Pozor na exotická jména, nikdo nevidí rád své jméno zkomolené. U exotických jazyků pomůže s přepisem zkušený tlumočník.

JSME HOSTY, TEDY VŽDY JAKO ZE ŠKATULKY

V hostitelské zemi vystupujeme z letadla vyžehlení a upravení. Už v Brevíři moderního člověka Dobromil Ječný napsal: " Ve společnosti dosud stále platí, že lépe projde dobře oblečený pitomec než špatně oblečený filozof." Pro dlouhé lety František Rob doporučuje náhradní oblečení a před vystoupením se převléknout, abychom byli jako ze škatulky. Při balení na služební cestu se vyplatí nezapomenout na domácí oblečení do hotelu. Oceníte je po dlouhých jednáních.

Jak zabalit podle zkušeného protokoláře? Na dno kufru položíme velikou osušku tak, že její okraje přečnívají přes hranu zavazadla. První skládáme kalhoty (ne hned po žehlení). Kalhoty musíme přeložit. Do místa přeložení vložíme například srolované noviny o průměru alespoň 3 cm. Tím docílíme toho, že kalhoty nemají po vyjmutí příčné puky. U saka zepředu vsuneme ruce pod ramena saka, ramena přiložíme k sobě a sako přes ně přehneme. Na takto složené šaty poskládáme prádlo, košile a po stranách ponožky. Vše zajistíme pásky proti posunutí. Konce osušky přeložíme zpět, aby ze zavazadla nevyčnívaly žádné části oděvů a nedošlo k zašpinění.

Proslulá je rada Františka Roba, jak přežít vedro v cizině. Pro spaní v tropech platí pravidlo - jdeme si lehnout, až padáme únavou. "Sklenička dobré skotské má v těchto klimatických podmínkách zázračné účinky. Ale pozor - říkám sklenička, ne lahev," vtipkuje František Rob.

ZAHRANIČNÍ CESTA NENÍ VÝLET

Každý člen mise by měl mít jasnou představu, jaká je jeho funkce v delegaci, čím přispěje k jejímu zdárnému průběhu a výsledkům. Samotné jednání partnerů je dialog, který má svá pravidla. Podnět k ukončení jednání dává host, ale ukončuje hostitel. Po skončení se hostitel s hostem a jeho společníky loučí.

Pokud s sebou vezeme dary, každý balíček si označíme proužkem papíru, na němž je napsáno, co obsahuje. Před předáním daru jej vyjmeme, aby nedošlo k záměně darů. Doprovázení či nedoprovázení hosta pak závisí na úrovni jeho postavení. Při návštěvách na nejvyšší úrovni ale hostitel doprovází hosta až před budovu.

 

kardinál Richelieu

Z HISTORIE DIPLOMACIE

Diplomacie je jedním z nejstarších projevů lidské kultury. První písemné prameny zmiňují čínského filozofa Mindáze ze 4. století př. n. l. Popisuje výběr čínských poslů. Ti byli vybírání z nejvzdělanějších a nejschopnějších lidí oddaných panovníkovi. O rozvoj diplomacie se zasloužili i v Egyptě, v Persii, Řecku a Římě. Profesionálně se diplomacie začala rozvíjet v Byzantské říši a důraz byl kladen na etiku. Slovo "diploma" má původ v Řecku, kde se tak označovaly tabulky, kam se zaznamenávaly instrukce udělované pro vedení jednání. Označení diplomat se začalo používat později, až v 18. století. Řekové své diplomaty vybírali demokraticky, většinou na lidových shromážděních. Materiálně je nezajišťovali, a jakmile diplomat neměl úspěchy, skončil ve vězení či na popravišti. Diplomatické události a procesní přístupy zaznamenávali na papyrus i Babylóňané a staří Egypťané. Římané vybírali diplomaty z kolegia kněží.

Charles-Maurice de Talleyrand

Později se o rozvoj diplomacie zasloužili potomci Římanů - Italové a další tehdejší velmoci Anglie, Rakousko, Rusko, Portugalsko, Německo a Nizozemsko. První, kdo začal vysílat své posly na delší dobu, zpravidla tři roky, byla města Janov, Miláno a Benátky. Jednu z prvních diplomatických misí zřídil v katolických zemích Vatikán.

Od 15. st. vznikaly v Evropě první centrální úřady pro posuzování zahraničních záležitostí. Prvním státem, který sloučil diplomatickou a konzulární službu (r. 1880) byla Francie, druhým Německo (r. 1919), dalším USA (r. 1924) a Británie (r. 1943).

Sergej Viktorovič Lavrov

Z francouzských diplomatů je znám kardinál Richelieu v 16. století a Charles-Maurice de Talleyrand za vlády Napoleona. Podařilo se mu zajistit diplomatické styky, díky nimž se Francie stala velmocí. Třeba ruská diplomacie je proslulá tím, že vždy dokáže překvapit nečekanými návrhy a tahy, jichž umí využít ve svůj prospěch. Respektovaným ruským diplomatem je nyní Sergej Viktorovič Lavrov.

O Angličanech se říká, že v minulosti vynikali zákulisními aktivitami, vždy chtěli politiku "rozděl a panuj". Američané do diplomacie vstoupili sice až o dost později, ale jsou známi svou cílevědomostí a vytrvalostí.

Související