Menšími nedorozuměními to ve firmě začíná a odchodem klíčového pracovníka končí. To nastává, když se včas neřeší neshody mezi pracovníky a vedoucími.
Menšími nedorozuměními to ve firmě začíná a odchodem klíčového pracovníka končí. To nastává, když se včas neřeší neshody mezi pracovníky a vedoucími.
autor: Filip Černý

Firmy často provádějí průzkumy spokojenosti a při nich neustále narážejí na nepříliš lichotivé odpovědi směrem od podřízených k nadřízeným. A také připomínky k podmínkám k práci. Co se s těmito výsledky děje? Jak je firmy zpracovávají a jak na ně reagují? Jsem přesvědčena o tom, že pouhé napravování nestačí a je důležité zaměřit se na kontinuální zlepšování mezilidských vztahů. Stejně tak, jak potřebujeme zlepšovat procesy ve výrobě a hledáme k tomu různé nástroje, musíme neustále pracovat na vztazích, postojích, spokojenosti našich lidí. Protože jak říká například společnost Toyota, dobré vztahy přináší dobré výsledky, zatímco špatné vztahy bohužel výsledky špatné. A stejně tak, že je velmi těžké zlepšovat výrobu a procesy, pokud nefungují vztahy a lidé jsou demotivovaní.

PRACOVNÍ VZTAHY BUDUJME SYSTEMATICKY

Budování pracovních vztahů je všeobecně vnímáno jako velmi neuchopitelná a "měkká" disciplína, na kterou neexistuje žádný strukturovaný nástroj. I proto zůstávají vztahy mezi nadřízenými a podřízenými dlouhodobě "černým Petrem", který se periodicky objevuje při každém dalším průzkumu spokojenosti zaměstnanců.

Není to však neřešitelný problém. Toyota v principech Toyota Production System využívá pro budování vztahů metodu Job Relations (JR), která je součástí metody Training Within Industry a která pomocí standardizovaného přístupu dokáže budovat pozitivní vztahy mezi zaměstnanci a vedoucími, přispívat ke zvyšování spolupráce a motivace a v neposlední řadě předcházet problémům a efektivně je řešit.

Jasným přínosem je pak zvýšená produktivita, lepší pozornost, lepší pracovní morálka, celková spokojenost zaměstnanců a tím pádem i jejich menší fluktuace. Metoda využívá standardizovaný postup vytváření analýzy příčin při vzniku problémů včetně sběru faktů, zvyšování možností, rozhodování, konání a kontroly výsledků. S metodou je potřeba správně pracovat, tak jako s každou jinou. Nestačí pouze vedoucí pracovníky proškolit, je důležité se ji učit, trénovat ji a správně používat. Protože nejčastější problémové situace s podřízenými řeší vedoucí právě kvůli nesprávnému nebo úplně chybějícímu používání základních principů dobrých vztahů.

ZÁKLADNÍ PRINCIPY DOBRÝCH VZTAHŮ

- Naučit se správně používat principy dobrých vztahů - 4 základní pilíře, které by měl každý vedoucí pracovník používat na denní bázi, jsou: zpětná vazba, uznání, informace o změnách, které podřízené ovlivní, a využívání všech schopností podřízených.

- Chápat, že každý člověk je individualita a že často jeho výkony ovlivňují i osobní problémy

- Naučit se správně definovat problém - v jaké fázi se nachází a jak přišel, protože pak je možné si správně stanovit cíl a přistoupit k řešení problému

- Stanovit si cíl - čeho chci při řešení daného problému dosáhnout (cíle by měly být stanoveny tak, aby řešení problému pomohlo jedinci, týmu a výrobě)

- Natrénovat si základní 4 kroky k řešení problému

1. Získat fakta a mít jistotu, že známe celý příběh

2. Zvážit možné kroky, a to vždy s vyhodnocením dopadů na cíl, jedince, tým a výrobu

3. Rozhodnout se na základě analýzy dopadů, správně načasovat akci a jednat

ŠKOLICÍ METODA TWI

TWI (Training Within Industry). Jde o implementaci štíhlé výroby, řízení produktivity práce a snižování nákladů, které je v současné době jedním z klíčových kroků pro zvýšení efektivity firem. Metoda TWI mění způsob myšlení zaměstnanců, snižuje plýtvání a soustřeďuje se na standardizované činnosti. Řeší příčiny problémů, ale "nehasí" požár. Školení ve strukturované formě vytváří podmínky pro stabilní proces. Metoda TWI se stává součástí života firmy, uvažování zaměstnanců a rozhodování managementu. Skládá se ze tří klíčových modulů - Job Instruction (JI), Job Relations (JR) a Job Methods (JM) - a nadstavbového modulu - Job Safety. Celý program TWI je součástí Toyota Production System (TPS) a vede zaměstnance ke standardizaci TPS metod, implementuje tyto metody do běžné praxe a učí vedoucí pracovníky jejich využití.

Job Instructions školí, jak správně předávat instrukce a zaškolovat v operacích nové zaměstnance. V modulu Job Relations se řeší role vedoucího, vztahy na pracovišti a týmová spolupráce. Úkolem modulu Job Methods je praktické využití Lean a dalších zlepšovacích metod v běžné praxi. Dále pak modul Job Safety uplatňuje bezpečnostní zásady jako součást pracovních postupů. TWI také nabízí modul pro trenéry a školitele Train The Trainer.

Více se dozvíte na konferenci TWI & Kata Conference, která se koná v Praze 21. - 22. 11. 2017. Viz dmc-cz.com/tk

4. Kontrolovat, co mé jednání přineslo, včetně všech dopadů a vlivu na předem určený cíl

Ačkoli se metoda JR zpočátku může zdát poněkud těžkopádná, opak je pravdou. Jakmile přejde vedoucímu "do krve" a začne ji využívat rutinně, pozitivní změnu pocítí jak on sám, tak jeho podřízení. V Česku metodu úspěšně zavádějí zejména výrobní firmy jako například v Toyoda Gosei Czech, Daido Metal Czech nebo nástrojárna Robert Bosch v Českých Budějovicích.

VÝSLEDKY, KTERÉ POTVRZUJE PRAXE

První případová studie se týká výrobní firmy, která má přes 2000 zaměstnanců. Cílem implementace metody Job Relations bylo celkově zlepšit firemní atmosféru a kulturu.

Zavedení metody Job Relations předcházel průzkum spokojenosti a hodnocení manažerů a vedoucích pracovníků formou metody 360°. Na základě výstupů se posléze vybraly oblasti, na které se program Job Relations soustředil. Jednotlivé fáze programu s výstupy a dalšími kroky jsou popsány v tabulce (viz níže).

NEJČASTĚJI ŘEŠENÉ PROBLÉMY S PODŘÍZENÝMI:

- Přehlížení signálů o nespokojenosti - šíření negativní atmosféry

- Nedodržování pravidel zaměstnanci - docházka, BOZP apod.

- Nedorozumění s jiným pracovníkem

- Změna nadřízeného a celkově jakékoliv změny - směny, přesčasy apod.

- Osobní problémy podřízených a jejich vliv na výkon v práci apod.

VÝSTUPY:

- Správná rozhodnutí u zásadních problémů

- Předcházení konfliktům - řešení problémů včas

- Prevence opakování problému

- Podpora snižování nechtěné fluktuace

- Posílení autority vedoucího

- Lepší atmosféra v týmu

JAK NA NECHTĚNÉ VÝPOVĚDI

Druhá případová studie řešila problém s výpovědí mistra výroby, kdy tento problém vyvstal "náhle". Cílem bylo zajištění provozuschopnosti výroby a udržení zaměstnance ve firmě. Nejdříve se rozebrala fakta. Šlo o člověka, který byl jedenáct let ve firmě, z toho šest let na pozici mistra. Měl výbornou znalost výroby a procesů. Nedával žádné signály ohledně odchodu nebo výrazné nespokojenosti. Byl nekonfliktní, komunikativní, plnil úkoly, které se mu ale musely připomínat. Před šesti měsíci se mu změnil nadřízený. Nyní mu chybí zpětná vazba k jeho budoucnosti. Až nyní nastaly konflikty i mezi jinými pracovníky. Došlo k odchodu několika dlouholetých pracovníků. Tento mistr dostal lepší finanční nabídku v jiné firmě. Sám práci nehledal, oslovil ho headhunter, a tak to zkusil.

Nejprve se doporučuje rozebrat pravidla a zvyky:

- Musí zajišťovat personál pro přesčasy

- Pracovník si musí vybírat dovolenou, ale pak nemůže dostatečně zajistit pohotovost

- Je spíše zvyklý čekat na zadání úkolu než něco vymýšlet sám

(Zainteresované osoby jsou manažer, podřízení, kolegové.)

A CO ŘEKLI O PROGRAMU SAMI VEDOUCÍ?

Metodika Job Relations přinesla vedoucím pracovníkům a manažerům zejména větší pochopení důležitosti komunikace s podřízenými - více a častěji si všímají signálů a řeší je včas, více naslouchají. Dokážou ale také řešit problémy strukturovaně, protože mají systém, který jim umožní se na konkrétní situaci lépe připravit a získat tak i větší jistotu a sebevědomí při jednání.

Lépe si také udrží své emoce na uzdě a nadhled nad zátěžovou situací. V praxi se pak dále ukázalo, že tito šéfové také více zapojují do řešení problémů další kolegy, oddělení lidských zdrojů, a mají tak více pohledů na řešenou věc. Získají i větší možnost se vracet k danému problému a mohou se poučit z příčin a předcházet tak chronickým problémům na pracovišti. Takoví vedoucí také nedělají ukvapené závěry a dosahují ve výsledku větší důvěry u svých podřízených.