České firmy své HR digitalizují zatím opatrně (ilustrační foto).
České firmy své HR digitalizují zatím opatrně (ilustrační foto).
autor: Shutterstock

Oddělení HR by se mělo měnit s tím, jak se vyvíjí celá firma. Zdá se ale, že v případě technologií a inovací oddělení lidských zdrojů s byznysem krok nedrží. Zatímco některé společnosti v rámci práce se zaměstnanci velké technologické změny teprve plánují, jinde naopak pracují na co největším odbourání automatizovaných systémů.

Někdo by mohl namítat, že oddělení lidských zdrojů postavené hlavně na osobním přístupu bez automatizovaných systémů si mohou dovolit jen malé firmy. To ale není případ Air Bank, která zaměstnává téměř tisíc pracovníků.

Ačkoliv společnost svůj byznys staví na digitálních technologiích a rychlých službách pro zákazníky, v oddělení Péče o zaměstnance, jak se HR v Air Bank nazývá, velmi pečlivě zvažují, kde systémy plní svou službu a kde mohou být naopak překážkou. "Před rokem a půl jsme začali například významně zjednodušovat proces hodnocení zaměstnanců a nahrazovat systémy a vkládání velikého množství dat jednodušším a více osobním přístupem," říká Veronika Horáková, šéfka oddělení Péče o zaměstnance.

Manažerka pracuje v oboru 10 let. Byla u toho, když firmy zaváděly masivní systémy a aplikace do procesů pro práci s lidmi. "To podle mě není dobrá cesta. Systémy mají pomáhat pro zrychlování práce s daty, ale firmy s nimi často neumí pracovat a hlavně se z toho všeho vytratil člověk," vysvětluje Horáková, proč banka, která je součástí gigantu PPF, směřuje už více než rok k "odtechnologizování" některých procesů.

NÁVRAT K PSANÍ DOPISŮ

Podle šéfky Veroniky Horákové se dokonce začíná do některých procesů navracet papír a ruční psaní dopisů. Banka papír volí například v okamžiku, kdy chce uchazeči sdělit úspěch v přijímacím řízení. "Manažer uchazeči napíše, že ho vítá v týmu, a potvrdí, na čem se v rámci předchozích společných schůzek dohodli," vysvětluje Horáková, co je obsahem uvítacího dopisu.

Podle manažerky se papír v této situaci osvědčil a HR oddělení přemýšlí o jeho rozšíření i do dalších oblastí. "Lidé dopisy oceňují, protože v nich cítí zájem, starostlivost, osobní přístup," jmenuje Horáková a dodává, že v jejím týmu přemýšlejí o dalších možnostech, jak ručně psané dopisy využít.

Společnost dříve využívala systém, který sloužil k zaznamenávání sebehodnocení, hodnocení a výpočtu odměn. "Celá firma tak trávila hodiny zadáváním dat do systému místo toho, aby měli manažeři prostor na kvalitní rozvojové diskuse a se svými lidmi. Reportovali tabulky vedení a nám. Role oddělení Péče o zaměstnance se místo podpůrné či konzultační stávala spíše kontrolní. Nebyla v tom ani kapka lidského rozměru a proces nebyl ani efektivní, lidi rozčiloval" říká Horáková

Podle manažerky je odklon od využívání technologií v hodnocení zaměstnanců trendem, který se na západních trzích projevuje už několik let. "Na českém trhu k tomu došlo zhruba před dvěma lety, ale jen ve velmi málo firmách. Ty často vlastnili lidé, kteří odešli z korporací, kde je odradily právě nesmyslné a neosobní systémy," vysvětluje manažerka banky. Podle Horákové bude v budoucnu na podobné změny tlak i ve velkých korporacích, protože se lidé více zajímají o smysl toho, co dělají a mají kam odejít.

Air Bank se ale technologií nevzdává ve všech agendách HR. "Líbí se nám využívat videorozhovory a snažíme se s nimi pracovat ještě chytřeji," přibližuje Horáková. Nábor je podle ředitelky nedynamičtější částí HR a videa jej pomáhají zrychlit.

V oblasti náboru banka zpočátku nevyžaduje životopisy ani jiné dokumenty. "Jsem přesvědčená, že životopisy jen zdržují od náboru a vyčtete z nich pouze asi 20 procent informací," dodává Horáková.

Jelikož má banka pobočku v Brně, společné zaměstnanecké aktivity streamuje z Prahy, aby se jich virtuálně mohli zúčastnit také moravští kolegové. Streamování společnost využívá také při náboru kolegů do brněnské pobočky. Podobně je na tom i pražská a brněnská pobočka společnosti Microsoft.

Videohovory probíhají také mezi brněnskými a pražskými zaměstnanci Air Bank, kteří spolu budou častěji pracovat.

Videopohovory banka organizuje i v případě, když má možnost se s uchazečem potkat osobně. "Testujeme si flexibilitu daného člověka, jeho chování v neobvyklé situaci, je v tom také hodně důležitý prvek zábavy - a to jak pro nás, tak pro kandidáty," říká Horáková.

MÍSTO LIDÍ ROBOTI

Česká spořitelna zaměstnává v oddělení provozu několik robotů. Ti v největší české bance řeší asi 20 operací, jako jsou předčasné splacení hypotečního úvěru, mimořádné splátky hypotéky nebo ohodnocování klientů. Roboti šetří každý měsíc tři tisíce pracovních hodin.

Nic podobného zatím banka v oddělení HR nechystá. Stejně jako většina ostatních korporací na trhu i spořitelna řeší nedostatek lidí. Mladé potenciální uchazeče může často odradit složitost náborového procesu. Proto chce banka vytvořit přátelštější kariérní web pro uchazeče o práci.

"Chceme, aby se k nám lidé mohli přihlásit co možná nejjednodušeji. V současnosti řešíme, jakou aplikaci zvolit, aby se k nám uchazeči mohli přihlašovat přes mobil jedním kliknutím. To je něco, co nutně potřebujeme zavést, a víme o tom, že se bez této možnosti sami brzdíme," říká Kateřina Pitříková, šéfka náboru České spořitelny. Banka si je vědoma toho, že mladí lidé tráví čím dál více času na mobilních zařízeních, kde nemají nahraný svůj životopis ani nemohou napsat motivační dopis. Společnost se zamýšlí také nad zřízením chatbota, tedy chatovacího robota, který by s potenciálními uchazeči komunikoval.

"U masového náboru nám technologie pomůže proces zrychlit a dát příležitost více pracovníkům. Mladí lidé jsou rychlí a potřebují práci najít co nejrychleji," míní šéfka náboru Pitříková s tím, že i tak existují typy pozic vyžadující při náboru individuální přístup, který technologie nikdy nenahradí. "Jedná se především o pozice na centrále banky. Myslím si, že v takových případech by užití technologií mohlo být i kontraproduktivní. Do všech procesů je zahrnout nejde," míní Pitříková.

VIRTUÁLNÍ REALITA V NÁBORU

Banka nedávno dokončila vývoj virtuální reality, kterou chce prostřednictvím speciálních brýlí představit na veletrzích určených vysokoškolákům. "Studenti a absolventi se budou moci virtuálně projít celou firmou. Na příští rok plánujeme virtuální realitu zaměřit na nábor, aby potenciální uchazeči mohli zažít, jak u nás vypadá výběrové řízení," vysvětluje Pitříková z České spořitelny.

Digitalizace v náboru je podle HR manažerky ve firmě velké téma. Řeší jak vhodné aplikace a další technologie, tak rozpočet. "Je to otázka zhruba nadcházejících dvou let. Hledáme cesty, jak nábor zrychlit. V současnosti testujeme různé technologické prototypy," dodává náborová specialistka.

Česká spořitelna využívá při náboru jak sociální sítě, tak video. Zatímco videodotazníky uchazeče o práci příliš nezaujaly a společnosti nepřinesly o mnoho víc informací než telefonický hovor, banka zasílá kandidátům video o konkrétní pozici ve firmě. "Ve videu vystupuje skutečný stávající zaměstnanec, který danou pozici vykonává, a snímek se odehrává v pobočce, kam by uchazeč po úspěšných pohovorech měl nastoupit," vysvětluje Pitříková. Cílem videa je přiblížit pracovní náplň pozice, atmosféru v pobočce i v celé společnosti.

POCHVALTE SE DIGITÁLNĚ

Interní komunikace v bance funguje na firemní sociální síti Včelín. Tam zaměstnanci už čtvrtým rokem sdělují pochvaly a stížnosti nebo navrhují interní zlepšení.

Jedná se o otevřenou neanonymní platformu, jejíž obsah je přístupný všem napříč společností. Na síti se odehrávají i vážné debaty, do kterých vstupují také výše postavení manažeři. Portál každý rok čítá 1300 příspěvků celkem s 2000 komentáři. Některé příspěvky získávají i stovky lajků, jiné jen pár.

Pochvaly putují k zaměstnancům také prostřednictvím cafeterie, kde mají pracovníci možnost zasílat svým kolegům virtuální pochvalný diplom. "Upozornění na pochvalu přichází jak danému zaměstnanci, tak jeho přímému nadřízenému. Oběma je známý také důvod ocenění. Máme mezi sebou manažery, kteří tento nástroj využívají hodně často," dodává tiskový mluvčí banky Filip Černý.

KANDIDÁTI MAJÍ PŘEHLED

Největší potravinářská společnost Nestlé pracuje se svými zaměstnanci v systému SAP SuccessFactors, jenž funguje na cloudovém řešení. Firma v IT oddělení zaměstnává odborníky, kteří se specializují na zoptimalizování standardních HR procesů v souladu s přicházející vlnou automatizace a digitalizace i v této oblasti.

Při náboru společnost využívá řadu sociálních sítí - kromě častého Facebooku a LinkedInu také Twitter a Instagram. Na všech s potenciálními uchazeči komunikují skuteční zaměstnanci, tzv. ambasadoři značky. "Chceme, abychom za sebe nemluvili jen korporátním stylem, ale jazykem mladých lidí. Pomáhá nám v autenticitě, že za firmu nemluví najatá agentura nebo jen seniorní manažeři," říká Zuzana Němcová z HR oddělení firmy.

Díky aktivitě společnosti na internetu má řada uchazečů o práci dobrý přehled o tom, jak Nestlé funguje. "Stává se poměrně často, že kandidáti vědí nejen to, kdo jsme, ale i to, kdo sedí proti nim. Spousta z nich ví, že mám rodinu a mezi moje záliby patří cestování, horské kolo a lyžování," usmívá se Němcová, která má ve firmě na starosti také employee branding. I v Nestlé využívají video k přiblížení pracovního prostředí uvnitř společnosti "Video natáčeli dva stážisté se speciální kamerou, která vytváří 360° pohled. Procházeli centrálu v pražských Modřanech a ve snímku figurují také stávající zaměstnanci," vysvětluje Němcová.

Společnost má rovněž interní sociální síť jménem Chatter. Tu sdílí zaměstnanci po celém světě, stejně jako Skype for Business. Nestlé vyvíjí i gamifikované e-learningové kurzy pro stávající zaměstnance, kteří se tak snadno mohou stát experty na výživu.

Gamifikaci využívá také česká pobočka farmaceutického gigantu MSD - i v kantýně mají lidé po ruce papírky a tužky, na které si mohou zapisovat momentální nápady. Nebo za pomoci svých rukou a těla modelovat ve vzduchu budoucí návrhy, které ostatní kolegové bezprostředně vidí na velké obrazovce. Hry, které vedou ke zlepšení imaginace, kreativity a tvořivosti zaměstnanců, však nabízí celá řada firem. Třeba do zlínské Tescomy láká mladé designéry možnost otestovat si své návrhy ve 3D vizích a po užití 3D tiskárny si je osahat.

ZONKY A ETNETERA SÁZÍ NA LIDI

Jak Zonky, tak Etnetera jsou společnosti, pro které jsou technologie zásadní. V jejich oddělení HR se ale zatím příliš neprosazují.

V IT firmě Etnetera se HR věnují primárně dva lidé. Jejich strategie je založena především na lidském přístupu. Ten se projevuje už v momentě, kdy uchazeči projeví zájem o pracovní pozici. HR tým se snaží odpovídat co nejdříve, nejpozději do druhého dne. Místo klasických inzerátů firma natočila video, které přibližuje, co nováčci ve společnosti zažijí v průběhu prvních tří dnů.

Na rozdíl od řady jiných firem Etnetera nefiguruje na portálech, kde společnosti lákají uchazeče o práci prezentacemi svých firemních kultur. "Jakmile jste mezi 30 podobnými profily, ztrácí prezentace smysl," míní HR manažer David Procházka.

Kromě běžného školení IT profesionálů v Etneteře často pořádají tzv. TechLunche, během kterých zaměstnanci společně obědvají, diskutují na zvolené technologické téma a sdílí mezi sebou know-how.

Místo měření výkonu a motivace HR firmy vsadilo na zkušenosti svých team leaderů. "Ti dobře znají své týmy a dovedou svým nadřízeným dodat potřebné informace o jednotlivcích," říká Procházka. Někteří team leadeři se podílejí i na HR aktivitách a jsou tak více zapojení do jednotlivých činností v rámci HR. Starají se o svůj tým a snaží se být jednotlivým členům blízko. "Jsme technologická firma a technologiím se samozřejmě nebráníme ani v HR, ale v současnosti mě nenapadá, jaká vychytávka by nám mohla dále pomoci. Místo e-mailů a komunikace přes aplikace raději chodíme za lidmi osobně. Zabírá to sice více času, výsledkem ale jsou dobře informovaní kolegové. To žádná aplikace nenahradí. Energie, kterou vkládáme do osobní komunikace, nám za to rozhodně stojí," uzavírá Procházka.

Podobně je na tom také firma Zonky, která provozuje internetovou půjčovací službu. Ačkoliv počet zaměstnanců za necelý rok vzrostl ze 40 na více než 100, HR nevyužívá téměř žádných technologií. A o vhodné uchazeče nemá nouzi.

"Důležité je pro nás zjistit potenciál, který v uchazeči je. V inzerátech cílíme vždy na jednu schopnost a i proces probíhá trošku jinak, než je běžné," říká HR ředitelka Monika Pelikánová. Zonky místo benefitů nabízí společné snídaně a dostatek ovoce a pití v kancelářích. Obojí se týká i kolegů v brněnské pobočce, se kterými společné snídaně streamují.

Místo dotazníků a průzkumů vede HR ředitelka manažery k tomu, aby se svými podřízenými mluvili. "Je důležité vědět, co lidi trápí, co v týmu nefunguje a jaká je tam nálada," jmenuje Pelikánová. Firma nenabízí ani on-line školení, které HR ředitelka pokládá za zbytečná. "Když se někdo chce vzdělávat, rádi mu pomůžeme. Je tu třeba spousta lidí na administrativních pozicích, které zajímá marketing, jim pomáháme zorganizovat školení od našich marketingových specialistů," vysvětluje Pelikánová. Tým IT například každý týden organizuje kurz programování pro dvacet kolegyň, které se o to zajímají.

Negativně se HR manažerka staví také k videoživotopisům. "Mám za to, že požadavkem o natočení videa vyvoláme v každém uchazeči extrémní míru stresu," dodává Pelikánová.

FIRMY OBJEVUJÍ SOCIÁLNÍ SÍTĚ

Řada firem prostřednictvím sítě Facebook úspěšně láká uchazeče o práci. V poslední době společnosti objevují také další sociální sítě, například Instagram, kde jsou mladí lidé stále více aktivní. To je případ poradenské společnosti KPMG. Pro přiblížení fungování firmy a pořádaných akcí využívá Instastories, které sledují stovky lidí. "Za uplynulý rok se naše fanouškovská základna rozrostla o 70 procent," přibližuje HR ředitel Marek Bališ.

Gamifikaci se společnost rozhodla využít v platformě sloužící pro doporučování svých známých jako vhodných kandidátů na otevřené pracovní pozice. "Zaměstnanci sdílejí nabídky práce mezi svými kontakty napříč sociálními sítěmi a doporučují kandidáty. Několikrát do roka spouštíme soutěže, v rámci nichž zaměstnanci za každé doporučení či sdílení sbírají body a ti nejúspěšnější potom od firmy dostávají ceny v podobně otevřených letenek po Evropě, voucherů do luxusních restaurací nebo zajímavých volnočasových kurzů," vysvětluje Bališ.

Další inovací KPMG je digitální platforma pro ty, kteří už podepsali pracovní smlouvu, avšak nastupují až za několik měsíců. "Microsite umožňuje budoucím zaměstnancům zůstat ve spojení s firmou i s budoucími kolegy. Mají možnost si předem projít některé důležité informace a nezbytnosti, které do začátku potřebují znát. Nenutíme je, ale pokud všemi moduly projdou, čekají je v jejich první den dárečky a vychytávky. Dosáhli jsme tak stoprocentního zapojení," popisuje úspěch platformy Bališ.

Poradenská firma zanedlouho spustí nový komunikační portál pro zaměstnance. "Tam si budou moci sami zvolit, jaké novinky chtějí odebírat, uvidí kalendář plánovaných akcí, tipy na restaurace v okolí, fotogalerie a zároveň budou moci komunikovat s kolegy. Na obsahu této platformy se budou moci sami podílet," vysvětluje HR ředitel.

TECHNOLOGIE SPOŘÍ ČAS

Na inovacích v HR pracuje ve společnosti Rockaway Capital Viktor Kustein. Manažer zkouší většinu technologických HR vychytávek, na něž narazí. "Existuje spousta moderních nástrojů, které mohou HR manažerům uspořit hodně času," míní Kustein. Lidé v HR jsou podle něj zahlcení vyhledáváním a najímáním nových zaměstnanců a na ty stávající jim často nezbývá dostatek času. "Mojí vizí je přenechat technologiím všechny rutinní práce a o to více se věnovat lidem," říká manažer.

Ve vyhledávání mimo jiné využívá robota, který na internetu nalézá vhodné kandidáty tím, že o lidech nachází potřebné informace. "Ty pak ukládá, zobrazuje a některé technologie už dovedou i HR manažerovi doporučit vhodné kandidáty," vysvětluje Kustein.

Manažer v současnosti testuje komunikačního robota. "Tato umělá inteligence pokládá otázky, které běžně padají v prvním kole pohovoru. Výhodou robota je, že ušetří čas a zároveň dokáže analyzovat data, správně je zařadit a kandidáta doporučit či nedoporučit na základě srovnání s daty z minulosti a z předchozích náborů," vysvětluje HR manažer. Jedinou hrozbou je v tomto ohledu odlidštění. Firmy by proto podle něj měly kandidátům nabízet jak chatbota, tak osobní pohovor. "Neměli by mít pocit, že na ně firma nemá čas a mluví jen s robotem. Pro některé z uchazečů je ale povídání si s robotem mnohem příjemnější než se stresovat na běžném pohovoru," přibližuje Kustein.

KDO JE TU DŮLEŽITÝ?

Společnost stejně jako celý trh aktuálně řeší spravedlivé odměňování a rozpoznání klíčových členů týmů. "Hierarchická struktura firem vzbuzuje dojem, že nejdůležitější je vždy ten nadřízený, často to tak ale není. Běžně se stává, že nejdůležitější je jeden člověk nebo více lidí z týmu, a ne jejich nadřízený, který má na výsledky menší vliv," říká Kustein. Rozpoznat klíčové lidi ve firmě je důležité, s nimi je potřeba navázat dobré vztahy a lépe je odměňovat. Řešení podle něj nabízí aplikace Frank české firmy PurposeFly. "Funguje na bázi jednoduchých otázek směřujících na členy týmu. Ptá se například, ke komu si lidé chodí pro radu, s kým by šli na pivo a podobně. Výsledkem je síť zobrazující, kdo je v jakých aspektech v týmu důležitý," vysvětluje Kustein.

Pro nábor manažer využívá také portál Executivejob.cz, který se specializuje na nacházení vhodných kandidátů mezi výše postavenými manažery. Na webu inzeruje 46 headhunterů a společností, které se snaží ulovit vhodné kandidáty mezi více než 760 uživateli portálu. Víc než 400 manažerů je na webu dohledatelných, zbývající se nacházejí v tzv. diskrétním, neviditelném režimu. To jsou kandidáti, kteří nejsou vidět, ale chtějí mít přehled o tom, co se děje na trhu. "Zpravidla nejsou příliš spokojení, ale zároveň nechtějí nové zaměstnání hledat veřejně," vysvětluje zakladatel portálu Tomáš Drážný. Každý týden podle něj přibývá dalších 40 uživatelů a každou pozici si prohlédne zhruba 80 manažerů. Web nově nabízí také sestavení kvalitního životopisu pro registrované manažery. Tuto možnost překvapivě využila více než třetina uživatelů platformy, tedy zkušení manažeři, kteří se pohybují ve firmách na nejvyšších pozicích.

ROBOTI POMÁHAJÍ S PAPÍROVÁNÍM

V centru sdílených podnikových služeb společnosti SAP, která patří k vůdčím firmám v oblasti personálních systémů, nedávno vyvinuli robotický systém usnadňující administrativu při náboru. Společnosti se po půl roce práce povedlo naučit softwarové roboty používat všechny lokální pracovní postupy, díky čemuž umí vygenerovat pracovní smlouvy během pěti až deseti minut místo někdejších několika hodin. Loni tak personální tým vystavil více než 23 tisíc nabídek práce pro lidi z různých zemí. Bylo nutné vzít v potaz rozdílné délky pracovních poměrů, velikost úvazku, místní pracovní právo, rozdílné vzdělání a další věci. Jen nabídka kromě pracovní smlouvy obsahuje i řadu příloh, obvykle 10 stran dokumentů.