V oblastech, jako je obchod nebo marketing, si většina manažerů zvykla kvalitně plánovat a neumí si ani představit, že by na začátku roku vyhlásili konečné číslo a pak se ho jen nějak snažili dosáhnout. Nikoho by snad ani nenapadlo začít stavět dům tak, že prostě začne hloubit díru na základy, aby později zjistil, že třeba 80 procent námahy přišlo vniveč, protože ji už není schopen zaplnit betonem. Jednou by se možná dostal k cíli a dům by stál, ale zcela určitě to bude trvat déle a dokončí ho s vyššími náklady, než by si kdo přál.

V HR oblasti je plánování z mého hlediska často velmi rozpačité. Přitom právě tato oblast plány a strategie vyžaduje. Ovlivňuje budoucnost i přítomnost firmy, což v dnešní době platí dvojnásob.

NEJSTE PLÁNOVACÍ TYP? NEVADÍ.

Znám lidi, kteří mají jakýsi smysl pro plánování a kterým to jde téměř samo. Já osobně takový typ nejsem a nemám plánování v krvi. Když nemusím, raději nechávám věcem trochu prostor. Ale jako manažerka a výkonná ředitelka firmy, která vznikala od nuly, jsem plánovat potřebovala. Zkušenosti v této oblasti nejsou mými objevy, ale praktickými poznatky, které jsem se dověděla před lety u vzdělávací společnosti, kde se dodnes jako firma školíme. To jen na okraj, abych si nepřivlastňovala něco, co není mé.

Než zde uvedu tipy, jak k plánování přistupovat, začnu nejprve s dvěma častými omyly:

- Plány jsou nepraktické a vzletné věty, které vyblednou na papíře nebo jsou zapomenuté v počítačové složce. Možná proto, abyste se nad nimi za několik let pousmáli.

- Pracujete jako šílení dnem i nocí na něčem, u čeho nakonec zjistíte, že k dosažení cíle vůbec nevedlo. Připadá vám, že taková snaha není o cenné zkušenosti, ale spíše holé plýtvání energií a časem.

Není pravda, že vás plán nebo strategie omezí v kreativitě a pružnosti. Naopak, donutí vás být kreativní a zároveň jít dál ve správném směru. A věděli jste, že ti, kteří vás nejvíce zrazují od plánování, jsou ti, jejichž cíle nebyly nikdy naplněny?

JAK TEDY VYTVOŘIT SPRÁVNÝ HR PLÁN

Cíl je to, čeho chcete dosáhnout. Místo, kam chcete dojít, nebo definovaný bod, který má být dosažen. Bez takového cíle nebude nic.

Ne náhodou se říká, že štěstí zažívá člověk právě v tom krátkém momentě, kdy si uvědomuje, že právě dosahuje cíle. Jakmile je klíčový bod dosažen, jeho štěstí začíná upadat a je nutné vytyčit ihned další, nový cíl. Až už chcete něčeho dosáhnout anebo ten příjemný pocit úspěchu "jen" zažít, bez cíle to tedy nepůjde.

Uvědomte si cíl nebo cíle své firmy, oddělení nebo týmu. Definujte je tak, aby byly srozumitelné a pochopitelné pro vás i vaše spolupracovníky. Zveřejněte je a "mávejte" s nimi. Směrujte pozornost ostatních na tento cíl, kdykoli je to možné.

Často vídám zásadní chybu manažerů v tom, že cíle sice nosí v hlavě, ale nekomunikují o nich se svým týmem. Úkolují, delegují, kontrolují a směrují. Sami sebe pak ale postavili do role ovčáckého psa, který se snaží valící se dav směrovat tam, kam chce. Mnohem snazší práci by měl, pokud by všem cíl nebo cíle vysvětlil. I když se pak tým rozběhne různými směry, je větší šance, že jejich kroky povedou nakonec skrz cílovou pásku i samostatně, nejen pod přímou kontrolou šéfa. Ne že by to vše šlo samo, ale bude to rozhodně jednodušší.

Cíl je tedy veřejná věc. Přesto v týmu zpravidla chybí. Není dobře definovaný nebo objasněný. Zároveň je to něco, co by mělo být připomínáno velmi často. Ani toreador nemávne červeným praporem jen jednou a dost.

ÚČEL A JEHO SÍLA

Účel je jakousi mentální silou či hnacím motorem pro cíl. Je to jasná odpověď na otázku "Proč má být cíl dosažen?" Takové odůvodnění je ještě častěji opomíjenou záležitostí než cíl. Cíle definujeme buď my, nebo je obdržíme "shora". Kdežto jeho účel a odpověď na otázku "proč" dostaneme málokdy.

Čím více jsou cíle definovány částkami obratu, zisku nebo množstvím, tím nutnější je definování účelů. Až účel je palivem a neomezenou silou, která posouvá hranice a překonává bariéry, ať už jsou jakékoli. Možná jste to už někdy zažili - byl vám dán cíl nebo více cílů. Pokud jste těmi, kdo rádi vítězí, makali jste a nejspíš cíle i dosáhli. Když se to opakovalo každý rok a bariéry byly také rok od roku větší, možná vás napadla otázka - proč? Řekli jste si: "Proč mám makat? Aby měl šéf naplněný svůj cíl? Aby měla firma na nové auto pro generála? Nebo aby majitelé měli ještě více peněz?" To nejsou právě důvody, pro které je hned tak někdo ochoten překonávat všechny možné bariéry a překážky.

Oprašte nebo znovu definujte účely firmy, oddělení nebo týmu a s hrdostí ho rozšiřujte tak často, jak je to jen možné. Získáte více ochoty, více mentální síly a více dosažených cílů.

Jedině hodnotný účel umí toto kouzlo - zvyšovat ochotu lidí dosahovat cílů, i když je to těžké. Hodnotným účelem myslím něco, co je žádoucí a přináší něco dobrého i dalším lidem, například vašim zákazníkům, spolupracovníkům nebo i zaměstnancům.

Každá firma, skupina nebo spolek takový účel má. Účel je ta magická věc, která rozpohybuje věci ve správném směru. Když padne výzva "Pojď s námi plnit pytle pískem. Potřebujeme jich mít 300", asi bude ochotný málokdo. Když ale budete vědět, že ty pytle s pískem poslouží k tomu, aby se zabránilo během povodní vodě dostat se až do domů vašich sousedů, vaše ochota pravděpodobně stoupne.

Účel by měl být definován prioritně majiteli a nejvyšším vedením, pak podle významu a velikosti, ale vždy od "hlavy". Ti všichni by měli pochopit, že vydělávání peněz nebývá ten hlavní důvod, proč mají loajální pracovníky a zákazníky. Musí to být něco, čím jsou prospěšní a čím pomáhají. Určitě to tam někde je, jen to možná kvůli velkému tlaku na finanční stránku podnikání zapadlo a už není čas se tím zabývat.

IDEÁLNÍ SCÉNA: VÍTE, NA CO PŘESNĚ SE TĚŠIT?

Ideální scéna je popis situace, stavu nebo vzhledu něčeho, co se týká cíle, ale na rozdíl od přání je popisována v přítomnosti. Například namísto cíle "zvýšíme obrat o pětinu" popíšeme "obrat se nám podařilo zvýšit o pětinu".

Někdy samotná definice cíle nestačí - při dosažení cíle totiž může nastat situace, která z vašeho hlediska není ideální a nejste s cílovým stavem spokojeni.

Díky definování ideální scény můžete upřesnit cíle. Ideální scéna je odpověď na zásadní otázku: "Co vidíš, když jsi dosáhl cíle?" Upřesněte si tak svou představu a následné činy vás pravděpodobně povedou spíše k cíli, který bude zároveň šťastným koncem.

Jak ale poznáte, že jste cíle dosáhli v případech, kdy váš cíl není o dosažení hodnoty nebo množství? Pokud máte definovanou ideální scénu a zároveň jste schopni vidět reálnou scénu (tedy stav, v jakém je to teď), můžete rychleji rozeznat, zda byl cíl opravdu dosažen.

Definujte ideální scénu. V mysli se přeneste na místo a do doby, kdy je cíl splněn. Popisujte, co vidíte, jak co funguje, přidejte detaily, pocity a to celé prezentujte svému týmu. Okamžitě tím nastartujete ochotu. Není od věci tuto ideální scénu spoluvytvářet právě s nimi. Bude to více "jejich".

Říká se "Co si nedokážete představit, nemůžete mít". Proto si představujte v ideální scéně i ty nejmenší detaily, protože jen tak je můžete opravdu mít.

Během cesty k cíli můžete díky ideální scéně krásně vidět, kde už je naplněná, kde se blížíte a kde je potřeba více zabrat nebo upravit své kroky.

CO JSOU ŽÁDOUCÍ VÝSLEDKY?

Výsledek práce, nebo chcete-li produkt, je úplně dokončený žádoucí výsledek nějaké akce, který má výměnnou hodnotu.

Teď už se v rámci plánování více díváme na to, jak mít vše pod kontrolou. A jednou z klíčových věcí je definování a sledování konkrétních výsledků. Jak jinak budete vědět, zda máte dobrou šanci dosáhnout cíle?

Pro svůj cíl definujte jednotlivé produkty nebo hotové výsledky, které budete schopni měřit a sledovat. Ty vám později ukážou, zda jdete správným směrem a dostatečně rychlým krokem.

Pokud je cílem zeď, účelem je mít se kde ukrýt před větrem, pak výsledek práce je "cihla připevněná tak, aby byla stabilní". Je to něco, co můžete měřit, sledovat v čase, předvídat a vyžadovat. Jednoduše kontrolovat tak, že k cíli s jistotou dojdete.

VYUŽIJTE TO, CO MÁTE K DISPOZICI. MĚJTE STRATEGII

Vzhledem k plánování je "strategie" rozhodnutí, jak něčeho dosáhneme. Je to hlavní zaměření i klíčové tahy, které je potřeba udělat, abychom došli k cíli.

To, na co je potřeba se zaměřit, jsou reálné prostředky a možnosti. Pokud je například váš cíl vybudovat silné a stabilní obchodní oddělení a jednou ze strategií bude najmout 12 nových prodejců během šesti měsíců, kdy jste na to jako šéf sám, nemáte mnoho času a máte omezené finanční prostředky, pak je zřejmé, že tato strategie nebude velmi k užitku.

Strategických plánů můžete mít několik. Všechny jsou však zaměřeny na podporu dosažení cíle. Je to promyšlená větší akce, kde se pečlivě zvažují následky, souvislosti a příležitosti.

Uvažujte jako generál. Ten takticky zvažuje, které síly kam přemístit, kde vzít prostředky, které body jsou klíčové. Protože když nemáte sílu tlačit vše a nepřetržitě, je výhodnější zaměřit se na jednu, tu nejdůležitější věc, která posílí vaši pozici a umožní vám pokračovat dále. Takže například prvním krokem bude personální audit v obchodním oddělení, který odhalí nevyužitý potenciál i vnitřní brzdy.

AŤ UŽ JSTE SAMI, NEBO MÁTE TÝM, POTŘEBUJETE PLÁNY

Díky plánům můžete realizovat i ty nejrozsáhlejší cíle a vaše strategie se překlopí v konkrétní aktivity. Konkrétní plány rozmělní celou strategii na menší části a umožní jejich delegování.

"Kdo a dokdy" je jako zaklínadlo. Aby vše, co jste vymysleli, promysleli a vytvořili, nezůstalo jen na papíře nebo jen vyřčené někde na poradě, je nutné zpracovat programy. Program je plán rozpracovaný do jednotlivých malých úkolů, které mají vždy "vykonavatele" nebo "zodpovědnou osobu" a termín, kdy má být hotový.

Plány a programy používá mnoho lidí. Nezapomeňte však na cíle a účely. Ty nesmírně podpoří váš záměr i záměr vašeho týmu a ochotu prokousat se desítkami více i méně oblíbených úkolů.

Bez programu budete ztrácet čas hledáním toho, kde se právě teď nacházíte a co máte udělat jako další krok. Je přitom možné, že bez konkrétní osoby a termínu budete na určitý krok čekat navždy.

VLASTNÍ MOTIVACE JE DŮLEŽITÁ. STATISTIKOU SLEDUJTE, JAK JSTE NA TOM

Názorným měřením něčeho, co je hotovo, v jednotlivých časových intervalech můžete vidět okamžitě, jak na tom jste vy nebo váš tým. Trendy vám pak napoví, zda je potřeba zasáhnout, nebo nechat lidem prostor.

Když znázorňujete produkci v grafu, vidíte víc. Jak jinak můžete vidět, kde jste na cestě k cíli. Jak vědět, zda se přibližujete, nebo ne. Jak poznat že je potřeba změna, přidat nebo udržet tempo?

A ještě jednu nespornou výhodu má graf statistiky, a to tu, že graf sám o sobě neobsahuje žádné výmluvy ani ospravedlnění. Prostě vidíte realitu a fakta tak, jak jsou.

Začněte sledovat týdně nebo měsíčně produkci, která přímo ovlivňuje naplnění plánů, strategií a dosažení celkového cíle. Více se dívejte (na grafy) a méně poslouchejte (výmluvy).

Závěrečný tip zní: Nezapomeňte si po dosažení cíle ihned stanovit cíl nový. Protože věci nikdy nezůstávají stejné. Buď se zlepšují, nebo zhoršují. Takže chtít, aby se nic nezměnilo, není možné. I když chcete udržet skvělý tým, musíte na něm pracovat a mít to v cílech do budoucna.

Související