Informační systémy v personalistice (ilustrační foto)
Informační systémy v personalistice (ilustrační foto)
autor: Shutterstock

Vlastně je to jednoduché. Dřív firmy měly svá zaměstnanecká data roztroušená po celé řadě dílčích systémů, protože neexistoval jediný, který by pokryl všechny potřeby. Dnes už je vše jinak, na trhu existují komplexní HCM (Human Capital Management) systémy, které je možné dovybavovat dalšími a dalšími moduly (Talent, Performance, Time Tracking, Payroll atd.) a konfigurovat k obrazu svému. Firmy už dávno nemusí přizpůsobovat své interní HR procesy systémům od jednoho či dvou dominantních hráčů s téměř monopolním postavením - naopak si mohou vlastní cloudový HCM systém přizpůsobit své potřebě!

Příklad? V minulosti v extrémních případech velké korporace například nabíraly pracovníky přes Taleo, kmenová zaměstnanecká data spravovaly v PeopleSoft, mzdy administrovaly přes ADP, vzdělávání pro zaměstnance poskytovaly v systému Saba atd. Dnes už většina velkých firem spravuje všechna HR data a procesy v jednom HCM systému (Workday, SuccessFactors, Cornerstone OnDemand, apod.).

Spravovat jeden HCM systém znamená především nižší náklady - odpadá potřeba platit za údržbu mnoha systémů různým poskytovatelům a díky jednotnému uživatelskému rozhraní razantně klesají režijní náklady na administrativu (většinu HR transakcí např. jednoduše iniciují přímo manažeři - otevření rekvizice, udělení ratingu, navýšení platu, plánování bonusu, atd.).

Ještě nějaká výhoda? Cloudové HCM systémy je možné velice snadno aktualizovat - nové funkcionality jsou pak spuštěny u všech zákazníků najednou (často i víckrát do roka) a většinou zdarma. Je to doslova jako s Facebookem - všichni uživatelé/firmy zkrátka ze dne na den dostanou k dispozici novou funkci - u firem se ale nejedná o možnost změnit barvu pozadí příspěvku, ale např. o možnost měřit využití reportů.

HR funkce tímto dostává pružnost, která jí umožňuje poskytovat ty správné digitální nástroje pro dnešní digitální pracovní prostředí a pracovní sílu.

Proč je dobré, aby měli všichni HR specialisté o cloudových HCM systémech povědomí?

Pro vysvětlení opět není nutné chodit daleko. S požadavkem znalosti cloudových HCM systémů se stále častěji setkáváme v pracovních inzerátech na HR pozice. Je přitom jedno, jestli je vaší specializací nábor, odměňování, talent management nebo jiná disciplína - obzvláště ve velkých firmách se zkrátka práci s některým ze tří největších HCM systémů (Workday, SuccessFactors, Cornerstone OnDemand) nevyhnete.

Trend hromadného přechodu na cloudové HCM systémy je naprosto jednoznačný a svědčí o něm i fakt, že počet implementací produktů tří hlavních dodavatelů roste téměř geometrickou řadou. Například společnost Workday (jejíž systém podle www.workday.com dominuje u amerických firem - Airbnb, Amazon, HPE, LinkedIn, Netflix atd.) byla založena teprve v roce 2005 - počet jejích klientů však již teď dalece přesahuje dva tisíce a její akcie od IPO vzrostly téměř trojnásobně (z necelých 50 dolarů na více než 130). Je tedy jedno, jestli jste HR generalista, business partner nebo třeba recruiter - dříve nebo později budete pravděpodobně otevírat rekvizice, administrovat distribuci ratingů nebo třeba stavět plán následnictví v jednom z uvedených systémů.

Proč je u nás v Hewlett Packard Enterprise dobrý HCM systém důležitý?

Pro popis byznysu Hewlett Packard Enterprise by se jistě dala využít vzletná fráze jako např.: poskytujeme technologická řešení pro hybridní IT. Já osobně však dávám přednost praktičtějšímu popisu: naše produkty a služby používají všichni a všude - často aniž by o tom sami věděli. Když se tak např. na letišti v San Francisku připojíte na wi-fi, pošlete DHL balíček, nahrajete obrázek na sociální síť, vyhledáváte on-line atd., velké množství těchto služeb/transakcí se odehrává s pomocí HPE infrastruktury a technologií (datová centra, servery, ukládací zařízení, síťové prvky atd.). Udržovat tuto infrastrukturu plně funkční (a v duchu digitalizace a "datové exploze" ji neustále rozšiřovat) je úlohou desítek tisíc zaměstnanců po celém světě.

Zjednodušeně řečeno: konfigurovat a stavět datová centra vyžaduje, aby většina zaměstnanců HPE byla technicky zdatná. Přidaná hodnota pro zákazníky totiž ve velké míře vzniká díky technickým znalostem a dovednostem zaměstnanců. Skoro se nabízí ono známé klišé: naši zaměstnanci jsou naším nejdůležitějším (a nejdražším) aktivem. Není tedy překvapující, že ekonomicky se chovající firma si chce své nejdůležitější aktivum (poklad, konkurenční výhodu) náležitě hýčkat a spravovat.

Přímo se nabízí analogie ze světa financí nebo výroby, kde už jsou společnosti dávno zvyklé řídit finanční a materiálové toky za pomoci finančních a ERP systémů (např. SAP). V dnešní znalostní ekonomice bylo jen otázkou času, kdy se objeví první cloudové HCM systémy, které by umožnily sofistikovaně a z jednoho místa řídit pracovní sílu. Vznikla tak celá řada řešení - mezi jejichž největší zástupce se řadí např. Workday, SuccessFactors a Cornerstone OnDemand.

Co nám implementace cloudového HCM systému přinesla?

Systém Workday byl u nás v Hewlett Packard Enterprise nasazen před více než čtyřmi lety. Vlastní implementace (globálně, ve všech zemích najednou) trvala jeden rok a na rovinu říkám, že pro většinu lidí v HR to bylo pracovně jedno z nejnáročnějších období v kariéře. Ukončit desítky důvěrně známých aplikací pro řízení náboru, kmenových zaměstnaneckých dat, odměňování atd. a migrovat je do naprosto neznámého prostředí Workday, byl ohromně složitý úkol. Složitost této implementace spočívala nejen v technické oblasti (kdy bylo potřeba zmapovat a nakonfigurovat všechny HR procesy v právních prostředích desítek zemí po celém světě), ale hlavně v potřebě změnit myšlení stovek zaměstnanců HR... a potažmo i tisícovek manažerů.

S odstupem čtyř let jsem velice pyšný, že se nasazení systému povedlo a v HPE už si naplno užíváme návratnost této ohromné finanční i časové investice:

1. Všechny HR transakce a procesy si spravujeme (tj. konfigurujeme) sami. Protože náš globální technický tým disponuje znalostí konfigurace všech oblastí Workday, jsme schopni např. definovat, co přesně se má stát, když manažer v systému iniciuje platové navýšení pro svého zaměstnance. U nás v HPE např. chceme, aby takovou transakci nejprve posvětil přímý nadřízený manažera a následně HR business partner. Jakmile oba zmínění aktéři transakci schválí ve svém Workday Inboxu, zaměstnanci se k předem stanovenému datu navýší plat a navíc se automaticky propíše do mzdového systému. Krása "konfigurovatelnosti" zkrátka spočívá v tom, že každá společnost si může svůj proces (např. platového navýšení) definovat úplně jinak.

2. Security/zabezpečení dat a procesů si spravujeme (tj. konfigurujeme) sami. Je přirozené, že každá firma funguje jinak, a tudíž i využívá jiný HR model - tzn. role HR generalistů, recruiterů, HR business partnerů atd. mohou být v různých společnostech definovány úplně jinak. Workday nám umožňuje nakonfigurovat security role přesně podle potřeby našeho HR/managementu. To ve finále znamená, že každý pracovník v systému vidí, iniciuje a schvaluje pouze taková data/transakce, které spadají do jeho působnosti. Když tak např. manažer v České republice v byznysu XYZ iniciuje změnu platu pro svého podřízeného, tuto transakci uvidí jak HR generalista pro Českou republiku (který připraví dodatek k pracovní smlouvě), tak HR business partner pro byznys XYZ (který je navíc v tomto případě přímo schvalovatelem).

3. Administrativní procesy jsou plně automatické a zodpovědnost za velkou část HR transakcí přechází přímo na manažery. Ve světě před cloudovými HCM systémy bylo často nezbytné celou řadu transakcí "oběhat", popřípadě řešit po e-mailech. Manažer se tak např. od svého HR generalisty dozvěděl, za kým má vůbec se žádostí o platové navýšení pro svého zaměstnance jít. Nový plat v rámci platového rozpětí pak projednával e-mailem s HR business partnerem (často z jiné země) a teprve tehdy, až dostal e-mailem potvrzení, HR generalista zadal nový plat do systému a začal připravovat dodatek. Žádný z těchto byrokratických kroků teď již není nutný - manažer prostě jen v systému klikne na jméno svého zaměstnance, platové navýšení iniciuje přímo na místě a o procesní workflow se už vůbec nestará. Proces je totiž nakonfigurovaný tak, aby se požadavek ve správný okamžik dostal ke schvalovatelům, potažmo na mzdové oddělení. V nadnárodní korporaci, která zaměstnává desítky tisíc zaměstnanců a tisíce manažerů, znamená takováto automatizace obrovské úspory nákladů na administrativních HR pozicích a zrychlení HR procesů.

4. Reporting a analýza jsou škálovatelné. Toto je moje srdeční záležitost a důvod, proč jsem velkým fandou cloudových HCM systémů. Všechny HR transakce a zaměstnanecká data jsou totiž velmi jednoduše "reportovatelné" a díky již zmíněnému security modelu i škálovatelné. Co to znamená? Řekněme, že centrální technický tým vytvoří užitečný HR report s celou řadou sloupců - jmény zaměstnanců, místem pracoviště, názvem pozice, platem, délkou služby atd. Tento report pak jedním kliknutím nasdílí všem HR generalistům a business partnerům po celém světě. Tito HR specialisté si pak čerstvá data (pro byznys nebo zemi, kterou podporují) vygenerují jediným kliknutím, kdykoli mají potřebu a Workday se sám postará o to, aby viděli pouze informace, které jim jejich security role dovoluje. Generalista v Německu se tak nemůže omylem dostat k informaci o platech v České republice apod. Třešničkou na dortu je pak fakt, že v systému je možné konfigurovat celé dashboardy, což v podstatě odstraňuje potřebu "manuální" HR analýzy, která se stále ještě v mnoha firmách děje pomocí Excelu a PowerPointu. Pro HR specialisty využití dashboardů znamená, že v očích byznys manažerů rostou co do kredibility - "Honzo, vidím, že z tvé divize za posledních dvanáct měsíců odešlo pět zaměstnanců s vysokým potenciálem, pojďme se podívat na detail a důvody a vymyslet, jak podobné situaci v budoucnu předcházet. Zde např. vidím, že Jirka byl před odchodem na své pozici už čtyři roky, proč jsme mu například nenabídli zahraniční misi? Jeho plat byl hluboko pod mediánem trhu a navíc neměl žádné zaměstnanecké akcie!" apod.

5. The power of one! Jak jsem již nastínil, nejsilnější synergie se dostaví, jakmile společnost ukončí "model roztroušených aplikací pro jednotlivé HR oblasti" a nasměruje všechna data a procesy do jednoho cloudového HCM systému. HR funkce se pak stává plnohodnotným strategickým partnerem byznysu, neboť je schopná podat poutavý příběh (včetně detailů) o všech zaměstnancích firmy - kdo jsou, z jakých škol přišli, kde a na jakých pozicích pracují, kolik firmu stojí, jak jsou výkonní, jaká absolvovali školení, jak vypadá jejich docházka, kolik drží akcií, proč odešli atd. Velikou odměnou pro tým, který systém spravuje, je pak možnost sledovat využití - tzn. porozumět tomu, kdo a jaké (a jak často) reporty a dashboardy spouští a ucítit tak ohromnou poptávku po datech a jejich vliv na rozhodovací procesy ve firmě.

Všechno není jen růžové aneb "It's not all just sunshine and roses!"

Kdo dočetl článek až sem, mohl možná nabýt dojmu, že implementace a údržba cloudového HCM systému je jednoduchá záležitost. Zkrátka se rozhodnete, jestli vaše potřeby nejlépe pokryje SuccessFactors, Workday nebo jiný produkt, vyberete implementačního partnera (služby v této oblasti nabízí více poskytovatelů - např. IBM, Accenture, Deloitte apod.), na pár měsíců přiřadíte většinu HR lidí na projekt a je "vymalováno". Tak jednoduché to ale rozhodně není a je třeba mít na paměti, že úspěch závisí velkou měrou na tom, jestli si pro myšlenku implementace získáte budoucí uživatele (především HR a manažery). Přechodem na cloudový HCM systém totiž razantně zasáhnete do jejich pracovního života!

Podle mého názoru pak závisí úspěch nasazení nového systému hlavně na kvalitní komunikaci. Už v úvodu projektu je potřeba zmínit, že pracovní náplň stovek zaměstnanců HR (na příkladu velké korporace) bude diametrálně odlišná a že tisíce manažerů budou za velkou část HR transakcí zodpovědní sami.

V tu samou dobu je žádoucí vysvětlit, proč se firma do implementace vůbec pouští a co jednotlivým "stakeholderům" přinese. Investoři a majitelé dobře slyší na zlevnění a automatizaci HR administrativy, manažerům se většinou zamlouvá zjednodušení HR transakcí a jednotný interface (jeden systém), HR zaměstnanci mohou být motivováni např. možností školení a faktem, že se naučí pracovat se systémem, který je "trendy" a zvyšuje jejich cenu na trhu práce. Řadových zaměstnanců se paradoxně vlastní implementace dotýká nejméně - v systému mohou pouze editovat své vlastní osobní údaje, popřípadě vyplnit pracovní cíle, vyjádřit se k hodnocení výkonu od manažera nebo třeba vizualizovat organizační strukturu a najít kontakt na kolegy.

Možná nejdůležitější rozhodnutí na celém projektu se týká správy systému po implementaci. Kdo bude systém spravovat do budoucna - implementační partner, nebo náš centrální technický tým? Obě varianty mají svá pro i proti, která je nutné dobře zvážit. Není nic smutnějšího než degradovat ROI (neboli návratnost investice) celé implementace (a motivaci uživatelů - HR a manažerů) kvůli podcenění významu údržby a rozvoje systému. Často pak slýchám hořekování typu: "Náš HCM systém je děsný, nic nefunguje, jak má." Podobné komentáře většinou pouze svědčí o podcenění náročnosti správy systému. Ve vášnivých diskusích pak nekompromisně stojím na straně dodavatelů cloudových řešení a odpovídám: "Ten systém může být jen tak dobrý, jak jste ochotni se ho naučit používat a věnovat se mu." Vlastně je to jako s Excelem - to, že umíte vnořené funkce, ještě neznamená, že Excel využíváte naplno. Ony jsou tam ještě kontingenční tabulky. A pak taky makra.

V říjnovém čísle se dočtete, co všechno přesně zahrnuje "personální systém".

Autoři: Čestmír Rybka