Ne každý musí mít celodenní asistentku sedící přímo ve firmě. Podniky začínají delegovat administrativu na externí asistentky, které jim šetří čas při hledání a zaučování pracovní síly. Zvyšující se poptávka se už odráží i na českém trhu, kde vznikají společnosti nabízející tento typ služby. Šanci tak dostávají i menší firmy a živnostníci, kteří si jinak nemohou dovolit vlastního zaměstnance. Firmy si pochvalují výrazně nižší náklady, změnu vítají i samy asistentky. Díky on-line práci mohou pracovat z domova a zkrácený úvazek lépe skloubí s rodinou.

Asistentka bez výběrového řízení

Služby externí asistentky využívá i Ondřej Kůna, majitel kadeřnictví PURE hair studio. "Jako podnikatel se musíte orientovat v právu a účetnictví. Potřebujete rozumět i marketingu, personalistice a podobně. Pro jednoho člověka je to velmi náročné, zejména když mám zaměstnance. Delegování administrativy mi dovoluje věnovat se pouze stříhání. Přitom mám čas rozvíjet podnikání a reagovat na trendy."

Po založení studia využíval asistentku jako občasnou výpomoc, v současnosti se na asistenční firmu obrací s pravidelnými úkoly a rutinními záležitostmi, spojenými s chodem kadeřnictví a zaměstnanci.

Jeho externí asistentka připravuje podklady pro účetní, zpracovává tabulky, vyřizuje objednávky nebo organizuje diář a schůzky. Měsíčně posílá agentuře fakturu za provedenou práci. Ondřej Kůna také oceňuje, že nikdy nepociťuje výkyvy během nemoci nebo dovolené. Když jeho asistentka otěhotněla, zařídila zaučení a předání všech úkolů kolegyni.

Podnikatelé si stále častěji uvědomují, že se jim nevyplatí hledat posilu, která by spolehlivě fungovala za 100 korun na hodinu. Agentura proto vybírá a zaučuje pracovní sílu za ně. Zároveň ručí za správnou reprezentaci klienta či zachování citlivých údajů firmy.

Obstarat tabulky a dojít na poštu

Virtuální neboli on-line asistentka však nevyřeší řadu rutinních úkoly, které vyžadují fyzickou přítomnost – například vyřízení pošty, správu šanonů v kanceláři nebo vyřízení korespondence. Přitom to jsou velmi časté úkoly, které firmy a živnostníky zdržují od práce.

Této příležitosti se chopila Martina Trnková. Zjistila, že řadě podnikatelů chybí finančně dostupná pomocná ruka, která by zvládla všechny úkoly. "Malé firmy nebo OSVČ si navíc nemohou dovolit zaměstnat asistentku. Platit čtyřicet tisíc měsíčně na její mzdu, zálohy na pojištění a daně je zkrátka pro malé podnikatele neúnosné. Případná dovolená nebo nemoc navíc komplikuje celý jejich pracovní proces," popisuje Trnková svůj motiv, proč už v roce 2015 založila firmu OFFICE to go.

V současnosti u ní pracuje 11 asistentek, ať už na dohodu o provedení práce, nebo hlavní pracovní poměr. Najdou se mezi nimi specialistky na překlady, organizaci eventů, marketing nebo daně. Většinu těchto činností dělají na dálku, někteří klienti však využívají možnost docházení do kanceláře nebo pochůzek na úřady a poštu. "Firmám se vyplatíme dlouhodobě nebo i sezonně. Na rozdíl od interní asistentky neplatí sociální a zdravotní pojištění. Navíc je pro ně jednodušší rozvázat spolupráci, aniž by ohrozili profesi samotné asistentky," říká Trnková.

Cena externí asistentky záleží na přesném typu práce a rozsahu služeb. Například jeden z balíčků zahrnuje 30 hodin práce a vyjde na 10 tisíc korun. Většina klientů spíše fakturuje konkrétní částky za počet hodin, noví zákazníci domlouvají měsíc na zkoušku. "Když firma spočítá náklady a čas, vyplatí se asistentka i na jednorázovou výpomoc. Nemusíte trávit čas vypsáním inzerátu, výběrovým řízením a nalezením vhodné asistentky. Takto vás čeká jen zadání úkolů," vysvětluje Trnková.

Proč firmy raději nevyužijí levnější brigádnice nebo osobní asistentky, které pracují jako OSVČ? "Když vypadne, nemáte za ni náhradu. Také má jen určité kompetence, kterými je firmám nejužitečnější. V agentuře proto vybíráme nejvhodnější asistentku podle toho, co zrovna klient potřebuje. Práci tak zvládnou rychleji a efektivněji, což je i v našem zájmu. Když klient vidí, že vše rychle odsýpá a může se věnovat podstatným věcem, vrací se k nám."

Z pohledu asistentek

Jana Součková pracovala po škole jako realitní makléřka, pak několik let provozovala fresh juice baru. Když po rodičovské dovolené hledala novou práci, nechtěla už znovu hlavní pracovní poměr. "Technologie i systém práce se rychle vyvíjejí, takže za dva a půl roku rodičovské se leccos změnilo. Práce asistentky mi zásadně pomohla k návratu do pracovního života. Mohla jsem vydělávat, aniž bych osmihodinovou pracovní dobou ohrozila chod rodiny."

Jana nejprve pracovala pár hodin týdně, postupně si přibírala další zakázky z agentury. Dnes má na starosti dva stálé klienty, pro které pracuje z domova 3–6 hodin denně. Většinu úkolů zařizuje z domova. Stará se o marketing na Facebooku a komunikaci s klienty, spravuje kalendář, zadává přihlášky do systému IR-IS, vyplňuje formuláře, připravuje písemnosti a komunikuje se soudy. Za jedním z klientů chodí 2x týdně do kanceláře, kterou spravuje. "Nejsem typ, který dokáže sedět osm hodin na jednom místě, mám ráda pestrou a efektivní práci. Ráda poznávám nové lidi a učím se nové věci. Zároveň ale není problém zůstat doma, když mám nemocné děti," říká Jana.

V asistenčních agenturách pracuje řada žen, které mají stejné požadavky jako Jana. Nechtějí celý pracovní úvazek, a naopak hledají větší flexibilitu. Ve všech případech preferují práci z domova, která jim umožňuje péči o rodinu nebo skloubení se studiem. Oceňují také, že přitom mohou dělat kvalifikovanou práci podle svých časových možností, navíc bez nutnosti sedět v kanceláři. To je případ i Kristýny Filípkové, která také pracuje jako externí asistentka. Dříve organizovala výběrová řízení veřejných zakázek, poté zařizovala administrativu v oblasti staveb, správě budov a letadel. Ještě během studií absolvovala roční stáž v USA na Kansas State University a půlroční pobyt v Austrálii. Díky tomu nabízí technické a bezpečnostní překlady. "Pracuji přitom vždy doma v klidném prostředí, vždy jak je potřeba – třeba i večer nebo o víkendech," popisuje.

Proč pracují jako asistentky, nebo nedělají odbornější práci na zaměstnanecký poměr? Kristýna i Jana si práci pochvalují a jinou nehledají, vyhovuje jim především samostatnost a flexibilita. Jejich práce na volné noze tak zahrnuje výhody zaměstnání – mají zajištěný přísun práce a nemusejí vyhledávat nové klienty. Když se jim uvolní časové možnosti, přiberou si více práce, a když onemocní, zaskočí za ně kolegyně z agentury.

Zkrácené úvazky i v regionech

Delegování kancelářské práce má potenciál nejen u manažerských pozic. Poslední dobou nacházejí externí asistentky uplatnění zejména v právnickém sektoru – kancelářím pomáhají se správou kalendáře a dokončováním úkolů. Díky finanční dostupnosti je ale služba přístupná i živnostníkům a menším firmám napříč obory.

To potvrzuje i kadeřník Kůna. "Kreativců a supervisorů je všude spousta, ale jako firma potřebujete v řadě věcí dotahovače. Proto jsem rád, že mi ubyla řada administrativních věcí a zbytečných osobních schůzek. Asistentka vyselektuje všechna nepodstatná setkání – já jdu jen na ta nejdůležitější, domluvím, co je třeba, a asistentka za mě vše dokončí. To mě na tom baví."

Velké firmy nadále zaměstnávají vlastní interní asistentky, agentury je však nepovažuje za konkurenci: "Když jejich zaměstnanci nestíhají, ozvou se nám. Potřebují nárazově spolehlivou výpomoc, kterou nemusejí měsíce zaučovat, " vysvětluje Trnková.

Budoucnost svého oboru vidí jasně – prostředí asistenčních agentur začíná být konkurenční a vyhraje v něm ten s nejspolehlivějšími službami a příznivou cenou. Předpovídá, že během několika let prudce vzroste počet externích asistentek. "Vznikne tedy více příležitostí pro lidi pracující z domova. Zatím nejvíce fungují v Praze, on-line práce ale naštěstí dovoluje rozvoj regionů. Žádané zkrácené úvazky by už nemusely být záležitostí pouze velkých měst."